In september 2021 heeft het Planbureau voor de Leefomgeving een uitgebreid onderzoek uitgevoerd waarin de impact van thuiswerken wordt geanalyseerd. Ze verwachten dat het niet meer weggaat. De vrijheid en mogelijkheid hebben om te kiezen of je thuis of op kantoor werkt is fantastisch. We kennen de voordelen: meer flexibiliteit en een betere werk-privébalans. Het kent echter ook nadelen. Soms is ons thuiskantoor niet inspirerend genoeg, of raken we afgeleid. Soms is digitale communicatie inefficiënt. Tegelijkertijd is naar kantoor gaan ook niet altijd de beste optie om collega’s of klanten te ontmoeten. De meeste gesprekken over hybride werken gaan over deze twee opties: thuis of op kantoor werken. Men vergeet daar echter een belangrijke optie: de derde werkplek. Juist deze werkplek kan het verschil maken.

Uitdaging 1: Thuiswerken is niet voor iedereen een uitkomst

Als we het hebben over thuiswerken komt er een beeld van een prettige, gezellige huiskamer tevoorschijn met planten en een kat. We zien een grote, fijne keukentafel waar iemand in een perfecte werkhouding en met jaloersmakende concentratie een verslag uittypt op een laptop. Tegelijkertijd weten we ook dat dit voor velen niet de realiteit is. Of je nou in een klein appartement woont, luidruchtige huisgenoten, kinderen of buren hebt, of het maar saai vindt om thuis te zitten, er vanuit gaan dat thuiswerken voor iedereen goed werkt, is niet realistisch.

Oplossing: Toegang hebben tot een netwerk aan ‘derde werkplekken’, maakt het mogelijk voor medewerkers om te kiezen waar zij die dag willen werken. Tijdens de dagen dat zij op afstand werken, kunnen medewerkers deze werkplekken gebruiken (voor een hele dag, of voor een paar uur). Ze kunnen kiezen voor een werkplek die voor hen werkt. Het maakt het speelveld voor iedereen gelijk, door werkplekken aan te bieden die goed passen bij ieders verschillende voorkeuren en persoonlijke omstandigheden.

Uitdaging 2: Minder communicatie in kleine teams

Kleine teams die intensief moeten samenwerken voelen zich beperkt door het werken op afstand. Hoewel digitale communicatie een enorme vlucht heeft gekregen en het wonderen heeft verricht; veel sessies zijn toch effectiever als ze in persoon worden uitgevoerd. Teams hebben de flexibiliteit nodig om spontane overleggen te organiseren met collega’s, zonder dat ze afhankelijk zijn van het (hoofd)kantoor.

Oplossing: Een netwerk aan derde werkplekken stelt teams in staat om verbonden te blijven om hun werk te doen. In persoon overleggen op een handige plek vermindert de noodzaak om langere afstanden af te leggen. Tegelijkertijd wordt het zo mogelijk om efficiënter relaties op te bouwen, duidelijk doestellingen te communiceren en gefocust te blijven als team. Flexibiliteit is cruciaal en de optie van een derde werkplek is de sleutel om dit mogelijk te maken.

Uitdaging 3: Vervaagde grenzen tussen werk en privé

Ruimte en activiteit zijn aan elkaar verbonden. Als je naar het kantoor gaat, dan ga je naar een bepaalde plek om te werken. Als je klaar bent en naar huis gaat, is het weer tijd om met iets anders aan de gang te gaan. Thuiswerken heeft deze grens tussen werk en privé vervaagd. Even de was doen tijdens lunchtijd duurt misschien iets langer dan verwacht, waardoor je ’s avonds weer wat langer doorwerkt. Nu de noodzaak om te reizen weg is gevallen, lijkt het normaal te zijn om nog maar een even Teams-meeting in te plannen, ook al zou je anders eigenlijk al niet meer aan het werk zijn.

Oplossing: Een netwerk aan derde werkplekken geeft medewerkers een handige locatie die specifiek bedoeld is voor ‘werken’. Na het werk gaan zij weer naar huis, de sportschool of familie en vrienden. De reisbeweging van en naar deze locatie helpt mensen om een grens te stellen tussen werk en privétijd. Door toegang te verlenen aan dergelijke werkplekken, ondersteun je medewerkers om een gezonde balans tussen werk en privé te houden.

Uitdaging 4: Werken op afstand leidt in potentie tot isolatie

Thuiswerken kan ontzettend productief en efficiënt zijn. Zonder het koffiegesprek, zonder woon-werkverkeer kan het een uitkomst zijn. Maar het maakt ook eenzaam. Een volle dag zoomen of gewoon dat verslag afmaken kan zelfs de meest introverte mensen eenzaam maken. Door alleen te kunnen kiezen tussen thuis of op kantoor werken, kan het gevoel bij medewerkers ontstaan dat sociale interactie met collega’s wordt beperkt tot een specifieke dag in de week. Creativiteit en productiviteit stijgen juist met toevalligheden en inspirerende gesprekken met anderen.

Oplossing: Een hybride werkmodel adopteren betekent niet persé dat werknemers volle dagen thuis moeten werken. Afhankelijk van de dag kan het bijvoorbeeld mogelijk zijn om de ochtend thuis te werken om vervolgens in de middag naar een handige werkplek in de buurt te fietsen om met een collega te vergaderen. Wat als werkgevers hun medewerkers de mogelijkheid kunnen bieden om een vergaderruimte te boeken met een mooi uitzicht om die middag samen met een collega te werken aan die ene presentatie? Op deze manier kunnen werknemers voorkomen dat ze zich eenzaam of beperkt voelen in het in persoon ontmoeten van collega’s omdat dit alleen op het eigen kantoor zou kunnen.

Uitdaging 5: Inspiratieloos

Geïnspireerd zijn is de sleutel tot motivatie. Wanneer we geïnspireerd zijn, geloven we meer in onze eigen capaciteiten waardoor ons gevoel van eigenwaarde en optimisme stijgt. Uitsluitend op afstand werken maakt het moeilijk om je zo te voelen. Zelfs al heb je een aparte plek om thuis te werken, kan het inspiratieloos zijn. Misschien omdat je eenzaam bent of omdat je niet de nodige pauzes neemt, of omdat je het beu bent om telkens naar dezelfde muur te kijken.

Oplossing: De mogelijkheid om van omgeving te wisselen op dagen dat je daar behoefte aan hebt, kan een enorme inspiratieboost zijn voor medewerkers. Toegang krijgen tot geselecteerde werkplekken op inspirerende locaties, bijvoorbeeld met een mooi uitzicht of in de natuur, kan die creatieve geest aan het werk zetten. Natuurlijk is het ook mogelijk om deze inspiratie op het hoofdkantoor op te doen, maar het is niet altijd de handigste optie om naartoe te gaan. Juist als er overal van dit soort plekken beschikbaar zijn, kan er een balans gevonden worden tussen handig gelegen werkplekken en inspiratie opdoen.

De mogelijkheden ontdekken van een geselecteerd netwerk aan verspreide werkplekken kan jouw organisaties helpen om de uitdagingen van hybride werken te ‘tackelen’. Wil je hier meer over weten? Check localdesk.eu of volg ons op LinkedIn.